Una nueva mirada sobre los datos en las instituciones educativas

¿Alguna vez te has detenido a pensar en la cantidad de datos que una escuela trata todos los días?

Todos los días, una institución educativa recibe, recopila, almacena y utiliza una gran cantidad de información.

Son datos de alumnos, exalumnos, familias, colaboradores, proveedores y empresas tercerizadas.

Cada una de estas informaciones tiene una finalidad dentro de la rutina escolar.

Pero existe una pregunta que debe estar presente en todas estas actividades:

¿Por qué estamos tratando este dato y para qué será utilizado?

Base legal y finalidad: dos preguntas esenciales

La Ley General de Protección de Datos Personales de Brasil (LGPD) trajo una nueva forma de mirar el tratamiento de datos personales.

De manera sencilla, podemos entenderlo así:

• Base legal = ¿por qué podemos tratar jurídicamente este dato?
• Finalidad = ¿para qué necesitamos este dato?

Estas dos preguntas ayudan a la escuela a comprender si el tratamiento es realmente adecuado y si esa información es necesaria para determinada actividad.

No basta con recopilar una información porque "siempre se ha solicitado".

Es necesario entender cuál es la necesidad, cuál es la finalidad y cómo se protegerá ese dato.

No todos los datos son iguales

Uno de los grandes desafíos de las instituciones educativas está precisamente en la diversidad de información que forma parte de la rutina escolar.

Y algunos datos exigen cuidados aún mayores.

Entre ellos se encuentran informaciones relacionadas con la salud, la biometría, las discapacidades, el origen racial o étnico y otras informaciones que pueden generar mayores riesgos para los titulares.

Podemos encontrar, por ejemplo:

• Fichas e informes médicos;
• Información sobre alergias y medicamentos;
• Datos relacionados con discapacidades;
• Reconocimiento facial y biometría;
• Información sobre origen racial o étnico;
• Información de salud de los empleados;
• Datos genéticos, cuando eventualmente se traten.

Los datos personales sensibles reciben una protección especial de la LGPD porque su tratamiento puede implicar mayores riesgos de discriminación o de vulneración de derechos.

Cuando hablamos de niños, niñas y adolescentes, el cuidado debe ser aún mayor

Las escuelas manejan a diario información de niños, niñas y adolescentes.

Por eso, la protección de datos debe estar asociada a la protección integral, la privacidad, la seguridad y el interés superior de este público.

Este escenario recibió nuevas directrices con el Estatuto Digital del Niño y del Adolescente (ECA Digital — Ley brasileña n.º 15.211/2025), que refuerza la protección de niños, niñas y adolescentes en el entorno digital.

En la práctica, la escuela necesita buscar un equilibrio entre sus actividades y cuatro puntos fundamentales:

• 1. Conformidad legal.
• 2. Privacidad.
• 3. Seguridad.
• 4. Interés superior del niño y del adolescente.

¿Y cuando la escuela utiliza imágenes?

Las fotos y los videos forman parte de la rutina escolar.

Eventos, actividades pedagógicas, campañas, presentaciones y proyectos pueden implicar la captación de imágenes.

Pero antes de utilizar o divulgar una imagen, es importante pensar:

• ¿Cuál es la finalidad?
• ¿Dónde se divulgará esta imagen?
• ¿Quién podrá verla?
• ¿Durante cuánto tiempo se almacenará?
• ¿Se compartirá con terceros?

Estas decisiones no deben tomarse de forma aislada.

La escuela puede involucrar a distintas áreas, como el DPO, Marketing, Dirección Pedagógica, Jurídico y TI, para evaluar la finalidad de la captación, los medios de divulgación, el público que tendrá acceso, el período de almacenamiento y los riesgos involucrados.

Fotografía y biometría no son lo mismo

Este es un punto importante.

Una fotografía de un niño, niña o adolescente no es automáticamente un dato personal sensible solo por ser una fotografía.

La situación es diferente cuando existe reconocimiento facial o tratamiento de biometría, ya que la LGPD clasifica el dato biométrico como dato personal sensible.

Esta diferencia es importante para que la escuela desarrolle políticas de uso de imágenes correctas y adecuadas a la realidad de cada tratamiento.

Autorización de uso de imagen: cuanto más clara, mejor

Otro punto importante es la forma en que la escuela presenta la autorización para el uso de imágenes de niños, niñas y adolescentes.

La autorización debe informar de manera clara, específica y destacada la finalidad del tratamiento, evitando autorizaciones genéricas.

Es importante dejar claro, por ejemplo:

• Para qué se utilizará la imagen;
• Dónde se publicará: sitio web, redes sociales, materiales pedagógicos, eventos, campañas, etc.;
• Cómo se utilizará: fotografía, video, divulgación institucional o material publicitario;
• Quién podrá tener acceso;
• Durante cuánto tiempo se almacenará;
• Si podrá compartirse con terceros;
• Cuáles son los derechos del titular;
• Cuál es la institución responsable del tratamiento;
• Cuál es el canal de contacto sobre protección de datos;
• Cuando corresponda, cómo funciona la revocación del consentimiento.

Autorización no significa carta blanca

Uno de los cuidados más importantes es evitar una autorización amplia e irrestricta para cualquier uso futuro de la imagen.

La escuela debe definir las finalidades y utilizar la imagen de manera compatible con lo que fue informado.

Esto significa que la transparencia también es una forma de protección.

Al explicar claramente cómo se utilizará una imagen, la institución fortalece la confianza con los alumnos, las familias y toda la comunidad escolar.

La protección de datos debe formar parte de la cultura escolar

La LGPD trajo una nueva forma de mirar la información.

No hablamos solo de documentos, sistemas o reglas.

Hablamos de personas.

Detrás de cada dato existe un titular que merece respeto, seguridad y protección.

Por eso, la adecuación a la LGPD no debe verse como un proyecto que termina cuando se crean los documentos.

Es un proceso continuo de concientización, prevención y cambio de hábitos.

Conclusión

La LGPD llegó para transformar la manera en que manejamos la información.

En las instituciones educativas, esta transformación es aún más importante porque involucra datos de distintas personas y, muchas veces, información relacionada con niños, niñas y adolescentes.

Por eso, necesitamos desarrollar una nueva mirada.

• Antes de recopilar, preguntar: ¿Es realmente necesario?
• Antes de utilizar: ¿Cuál es la finalidad?
• Antes de compartir: ¿Quién necesita tener acceso?
• Antes de publicar una imagen: ¿Estamos protegiendo los derechos y el interés superior del niño, niña o adolescente?

La protección de datos comienza con preguntas simples y decisiones responsables.

La LGPD puede establecer reglas, pero es el cambio de cultura lo que transforma esas reglas en hábitos.

Y una escuela que aprende a cuidar los datos está, sobre todo, aprendiendo a cuidar a las personas.